退職を決めたら｜引き継ぎ書の作成より先に、やるべきは業務の棚卸し！

退職を考えた時、自分が抱えている仕事を誰に、どう引き継ぐのかは、かなり重要なことです。

仕事内容や、業務量にもよりますが、かなりの割合で後任者へ「仕事の引き継ぎ」を行うことになります。

仕事の引継ぎをスムーズに行うには、『引き継ぎ書』があると親切ですよね。

私は、退職を意識し始めた時から、『引き継ぎ書』の作成を進めていこうとしました。

しかし、『引き継ぎ書』の作成に取り掛かる前に、業務を棚卸しする必要があることに気が付きました。

この記事では、後任者に仕事を引き継ぐ前に、業務の棚卸しをする必要性を、私の実体験も含めて、まとめていきます。

 

『引き継ぎ書』を作る前に、業務の棚卸しをするべき理由3つ

自分の業務内容と仕事量が、的確に把握できる

あなたは、自分がどのくらいの仕事量を抱えているか、把握していますか？

電話対応や受付、顧客へのお茶出しに、接待…。

特に、勤続年数の長い方、ひとつの仕事に長く携わっている方、複数の業務を掛け持ちしている方は、抱えている仕事が多い傾向にありますが…。

どうでしょう。けっこうな仕事量になりませんか？

仕事の棚卸しをすることで、引き継ぎにどのくらい時間をかければいいのか、おおよその見当がついてくるはずです。

希望の退職日に退職できるように準備を進めるには、自分の仕事量を見直すことが必要不可欠です。

日々の業務の合間を縫って、作成していくことになるだろう、『引き継ぎ書』。

計画的に作成していくためにも、面倒でも仕事の棚卸しをしておくと、効率的に進みますよ！

 

非効率的な仕事、無駄な仕事を洗い出せる

業務の棚卸しをすると、これまで気づかなかった「仕事の無駄」に気づくことが出来ます。

効率化を妨げているものに気づくことが出来たら、その業務をやめられるか、もっと効率の良い方法はないか、考えましょう。

非効率的な仕事の原因は、長年の習慣や、仕事の癖から出ていることも少なくありません。

あるいは、職場の風習で変えたくても変えられなかったり…。

そんな悪習は、この機会に取り払いましょう！

 

業務改善につながる

業務の棚卸しをして、自分の仕事量を把握し、非効率的な仕事については、やめるか、他の効率の良い方法を考える。

それらすべて、業務改善になります。

実際に、私は退職をきっかけにやめた業務や、改善させた業務がいくつかあります。

申請書が回ってくるたびに精算していたので、手持ちの現金が少なくなったら、銀行へ行きお金を下してこなければなりませんでした。

支払日を限定することで、突発的な出金がほとんどなくなり、銀行へ行く機会が減りました！

 

あなたが抱えている仕事、後任者へすべて引き継げますか？

業務の棚卸しが終わって、ふと立ち止まって考えてみたこと。

それは…私が行っていた仕事内容を、すべてひとりの後任者に引き継げるか、ということでした。

あなたはどうですか？

はたして後任者は、あなたの仕事すべてを引き継ぐことができるでしょうか？

後任者が、あなたの仕事をどれだけ理解しているか、ポテンシャルの高さにもよりますが、新入社員に毛が生えた程度のキャリアや、まったく畑違いの仕事をしていた人に仕事を引き継ぐ場合は、要注意。

おそらくその人、あなたの仕事すべてを引き継げません。

あなただって、初めから今の仕事量をこなしていたわけではないはず。

少しずつ、出来ることが増えていって、効率もUPしていったからこそ、こなせるようになった仕事ですよね。

それをそのまま、後任者へ引き継ぐのは、酷というものです。

後任者の目線になって考えた時、自分の仕事には、改善すべき点がいくつもあることに気づけました。

 

他の人に切り売りできる業務を考えておくのも、ひとつの方法

もちろん、「そこまで仕事多くないよ！」という人はいいんです。

でも、棚卸しをしてみて、「意外と多かったな～」と思ったら、ひとりの後任者にすべて引き継ぐという考えを捨て、他の人にも業務を切り売りできないか、考えてみるのもアリかな、と思います。

小さなことでも、構わないんです。

善意でやっていたお茶汲みだって、あなたがやめたら、後任者がやるものだって、周囲は思うかも…。

そういう細かい仕事は、この際ほかの人にやってもらいましょう☆

後任者の業務負担を、少しでも軽くしておいてあげると、気持ちよく引継ぎしてもらえますよ！